“Debemos comenzar diciendo que el Registro del Estado Civil en Cuba existe desde enero de 1885”, recordó la ministra de Justicia, Rosabel Gamón Verde, al situar históricamente una institución que calificó como esencial por su función de “garantizar la inscripción y la publicidad de los hechos y actos relacionados con el estado civil de las personas”, desde el nacimiento hasta la defunción, pasando por el matrimonio o la ciudadanía.

Pero más allá de su carácter formal, la ministra subrayó el impacto transversal del registro civil en la vida del país. “Este servicio se materializa también en otros derechos que tienen que ver con los ciudadanos”, explicó, al mencionar su vínculo directo con la protección social, la educación, la salud y la vida económica y política. A ello se suma su valor como fuente de información estratégica: los datos registrales permiten medir natalidad, mortalidad, composición familiar o comportamiento demográfico, insumos clave para la toma de decisiones y la planificación de políticas públicas.

Sin embargo, el peso institucional del registro civil contrasta con las insatisfacciones que genera. “Nosotros reconocemos que… tiene insatisfacciones de parte de la población y estamos conscientes de ello”, admitió Gamón Verde, quien insistió en la necesidad de transformar una gestión marcada por la alta demanda, la complejidad de los procesos y no pocas ineficiencias.

En esa dirección se inscribe la aprobación de la Ley 180 del Registro Civil, prevista en el cronograma legislativo y aprobada en julio de 2025 por la Asamblea Nacional. Publicada el pasado 16 de marzo en la Gaceta Oficial, la norma entrará en vigor en septiembre, acompañada de tres resoluciones complementarias que regulan procedimientos, plazos y tarifas. “Nosotros abogamos para que salga el paquete completo en una misma edición de la gaceta”, explicó la ministra, al destacar una práctica reciente que busca evitar vacíos normativos entre la ley y su implementación.

Aun así, advirtió que el cambio legal, por sí solo, no resolverá los problemas. “Solamente tener una ley con sus normas complementarias no va a resolver la situación”, dijo, al insistir en que el proceso incluye transformaciones estructurales, organizativas y, de manera decisiva, digitales.

El enfoque, aseguró, está centrado en el ciudadano. Entre las principales novedades, mencionó la eliminación de “gestiones innecesarias”, la reducción de errores en las certificaciones y la supresión de trabas burocráticas. “Hemos pensado en el ciudadano, en nuestro pueblo, que es quien merece este servicio”, enfatizó.

Otro de los ejes es el fortalecimiento institucional y el control sobre la información, en un contexto donde también se busca enfrentar el fraude y la falsificación de documentos. A ello se suma la descentralización del servicio y su articulación con otras entidades estatales, lo que permitiría reducir trámites al evitar que sea el propio ciudadano quien deba trasladar documentos entre instituciones.

En paralelo, avanza la digitalización del sistema, concebida como una transformación de fondo. El objetivo es claro: “eliminar los libros, el documento en soporte papel y transitar al documento en soporte electrónico”. Esto no solo responde al volumen creciente de información —acumulada durante décadas—, sino también a la necesidad de eficiencia, ahorro de recursos y mayor seguridad.

Desde la práctica cotidiana del sistema, la directora general de Notarías y Registros Públicos, Olga Lidia Pérez Díaz, aportó cifras que dimensionan el reto. El registro civil cubano acumula más de 37 millones de asientos registrales, sin contar anotaciones marginales, lo que lo convierte en la mayor base de datos de personas naturales del país.

Esa magnitud explica, en parte, las tensiones del servicio. Solo en 2025 se expidieron más de 3,2 millones de certificaciones, se inscribieron más de 69 000 nacimientos, 63 000 matrimonios y 127 000 defunciones. “Es una cifra importante”, subrayó, al tiempo que reconoció una “demanda creciente” impulsada tanto por la ciudadanía como por exigencias de la propia administración pública, especialmente tras la entrada en vigor de la Ley de Memoria Democrática Española.

En respuesta a estas presiones, el sistema ha intentado acercar sus servicios. Hoy existen 334 oficinas registrales en el país, incluidas sedes en hospitales con salas de obstetricia —que han permitido inscribir nacimientos en los plazos establecidos—, funerarias y consulados en el exterior. “El cónsul tiene una función de registrador civil”, precisó Pérez Díaz, al destacar la atención a los cubanos fuera del país.

No obstante, los problemas persisten y han sido identificados con claridad. La funcionaria mencionó deficiencias en la ética y profesionalidad, incumplimientos de plazos, indisciplinas, fallas en la comunicación entre registros e incluso casos de corrupción. “Hemos tenido registradores que han incurrido en conductas reprochables… y los hemos separado de nuestras filas sin que nos tiemble la mano”, afirmó.

Parte de la respuesta ha sido normativa. Entre 2020 y 2024 se emitieron 51 disposiciones para simplificar procesos, muchas de las cuales se incorporan ahora a la nueva ley. Se eliminaron requisitos innecesarios, se aclaró que determinadas certificaciones no tienen fecha de caducidad y se flexibilizó la subsanación de errores, permitiendo que el registrador corrija de oficio fallos menores sin trasladar la carga al ciudadano.

También se han simplificado trámites para documentos con efectos en el exterior, eliminando pasos intermedios gracias a herramientas como códigos QR y sistemas de verificación digital, lo que reduce tiempos y evita cuellos de botella.

El rediseño del sistema apunta, además, a un modelo más integrado: un registro central único, informatizado, con base de datos nacional y capacidad de interoperar con otros organismos. La creación de un “folio electrónico personal”, donde se concentren todos los actos jurídicos de cada ciudadano, constituye uno de los cambios más significativos.

Pero, como insistieron las autoridades, el éxito de esta transformación no dependerá únicamente de la norma o la tecnología. Requiere también de cambios en la gestión, el control y la cultura institucional. “No estamos satisfechos con lo logrado”, reconoció la ministra, al reiterar el compromiso de avanzar hacia un servicio “ágil, de calidad, evitando demoras”.

En esa tensión entre lo alcanzado y lo pendiente se mueve hoy el registro civil cubano: una institución histórica que, obligada por la realidad, busca reinventarse para responder mejor a las necesidades de su tiempo.

Digitalización y nueva Ley del Registro Civil

La transformación digital en Cuba avanza de manera paulatina pero sostenida, con un objetivo claro: digitalizar todos los procesos vinculados a la prestación de servicios a la población. Así lo afirmó Francisco Eduardo García Enríquez, Coordinador del Grupo de Informatización del Ministerio de Justicia, durante su intervención en la Mesa Redonda de este martes.

“Es un proceso permanente de cambio, de transformación, de perfeccionamiento de la legislación”, explicó García Enríquez, quien subrayó que la meta central es lograr “un servicio con mayor agilidad, mayor calidad y que dé respuesta a la demanda de la población, que todavía hoy, en algunos casos, no logramos satisfacer plenamente”.

El funcionario puso ejemplos concretos de lo ya alcanzado. Actualmente están concluidos e implementados en todo el país dos sistemas informáticos: el registro central de la propiedad de bienes inmuebles y el registro general de juristas.

“Desde 2021 están desplegados con su plataforma, prestando servicio, y podemos afirmar que tienen un mejor resultado, un logro mayor de satisfacción en la población, aunque aún tenemos insatisfacciones. No son perfectos”, reconoció.

Uno de los aspectos menos visibles pero más decisivos ha sido el desarrollo de una infraestructura tecnológica que hoy conecta todas las oficinas del registro civil, notarías y demás registros del país.

“Tenemos una red nacional de informatización que vincula esas unidades municipales con el Ministerio de Justicia y con el centro de datos nacional. Ya todos los datos no solo están en bases territoriales, sino también en una base de datos central debidamente protegida”, detalló.

Además, todos los funcionarios que atienden directamente al público cuentan con firma digital, una medida de seguridad esencial para la validez de los documentos electrónicos.

33 millones de folios digitalizados: El gran esfuerzo de 15 años

Uno de los hitos más destacados es la digitalización de la información del Registro del Estado Civil. Se trata de más de 33 millones de folios —las hojas donde se inscriben nacimientos, matrimonios, defunciones y otros actos—, un trabajo manual que demandó 15 años de labor constante.

“Hoy tenemos como resultado 16,4 millones de folios introducidos en la base de datos. Y los 33 millones de asientos ya se encuentran digitalizados”, afirmó García Enríquez.

Sin embargo, aclaró que digitalizar no es suficiente: “Hay que revisarlos, comprobar que tengan la calidad requerida y que estén ciertos, sin error”. De esos 16,4 millones, 14 millones ya están listos para prestar servicio. Actualmente, alrededor del 53 % de los folios permite expedir certificaciones digitales, y el compromiso es concluir la tarea durante este año.

El uso de la inteligencia artificial ha sido otro salto cualitativo. Un robot especializado trabaja vinculado a la expedición de certificaciones digitales. Cuando una persona solicita un documento a través del sitio web del Ministerio de Justicia, el robot realiza las búsquedas en la plataforma, localiza la información y la envía a la bandeja del registrador, quien la revisa y la autoriza con su firma digital.

“Por ese camino hemos procesado más de dos millones de certificaciones. Sin ese resultado, sería imposible hablar de una mayor respuesta a la demanda de la población”, subrayó el coordinador.

Además, los 12 servicios de registro ya están vinculados a la plataforma Soberanía, lo que permite verificar la identidad de las personas y generar documentos electrónicos con la misma validez y eficacia que los físicos.

Ley 180 del Registro Civil: Un antes y un después

La nueva Ley 180, que entrará en vigor en septiembre, fue presentada como “un hito casi histórico para la región”. Lissete Castillo Soler, directora de Registros Públicos y Personas Naturales, explicó que la norma crece de 87 a 203 artículos, incorpora 161 regulaciones inexistentes en la ley de 1985, elimina 42 artículos y reforma totalmente otros 25.

“Es un registro totalmente centrado en la persona”, resumió.

Entre los cambios más relevantes: cada ciudadano contará con un folio único electrónico y un código único personal e irrepetible, vinculado al número de carnet de identidad. Nacimiento, matrimonio y defunción formarán parte de un solo asiento, acabando con los errores provocados por las 334 bases de datos separadas que existen hoy.

La ley consagra 12 derechos —entre ellos, el derecho al nombre, la inscripción en 72 horas, la intimidad personal y familiar, y la rectificación de datos— y seis deberes para los ciudadanos.

Pero quizás uno de los avances más esperados es la eliminación del principio de territorialidad. A partir de septiembre, todos los registradores tendrán competencia nacional. “Una persona nacida en La Habana y residente en Guantánamo no tendrá que desplazarse. Podrá hacer el trámite desde cualquier lugar”, explicó.

También se simplifican los procedimientos: la corrección sustancial de errores sale del sistema judicial y pasa a la administración, con plazos más cortos. Los registradores, en su mayoría licenciados en Derecho, podrán dictar resoluciones para subsanar asientos.

Las certificaciones y consultas podrán hacerse en línea, y se avanza hacia la interoperabilidad con otras instituciones, de modo que el Estado pueda consultar directamente el registro sin necesidad de que el ciudadano presente documentos que ya obran en poder del sistema.

Ministra: “El centro de esta transformación es nuestro ciudadano”

Al cierre de la Mesa Redonda, la ministra de Justicia ratificó el compromiso del sector: “Hemos hecho esta transformación pensando en el ciudadano. Merece un servicio ágil, de calidad y digno. No hay cabida para la insensibilidad, el maltrato ni la corrupción”.

La titular aseguró que la Ley 180 "marca un hito en la prestación del servicio público en Cuba, se corresponde con los mejores estándares internacionales y las mejores prácticas en la región".

“Sabemos las dificultades, sabemos los retos —reconoció—, pero este año tenemos el compromiso, en medio de todas las complejidades, de lograr esa transformación digital para dar un paso mayor. Es el compromiso con nuestro pueblo”.